エンゲージメント調査後のアクションプランを作ろう（テンプレートと実践）
皆さん、こんにちは。生産性高く、幸せな職場づくりは進んでいますか？ラボラティック株式会社代表の野口麗奈です。今日は、従業員エンゲージメント調査後のアクション作成について、大変興味深く、すぐにご活用いただける記事をお届けします。ぜひ、皆さんの組織運営のヒントになれば幸いです。注：記事の出典は、ラボラティックとパートナ関係にある、世界的な従業員経験プラットフォームを提供するCulture Ampの「How to create a post-survey action plan (template and exercises)」を日本の読者様向けに訳したものです。
目次
- 1. ミーティングを設定する
- 2. 結果を簡単に振り返る
- 3. 何がうまく行っていて、何が改善点かを見極める
- 4. 改善点を「ブレイン・ライティング」（個人で考える時間）を取る
- 5. 労力 vs. 効果のマトリックスを活用する
- 次のステップを計画する
- カルチャーアンプのプラットフォームに行動計画（アクションプランを追加する
- Culture AmpのプラットフォームとMiroを使って行動を起こす
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一般的に、従業員エンゲージメント調査は従業員のデータを収集する機会と考えられていますが、データ収集自体は、調査プロセスの最初のステップに過ぎません。調査過程において、間違いなく最も重要な対応は、調査結果を分析し、社内のステークホルダーやリーダー（マネジメント）と協力して、効果的なアクションを取るべき領域を特定することに他なりません。
結果を理解し行動に移すプロセスを、よりシンプルにするため、CultureAmp社のピープルサイエンティストが、デジタルコラボレーションプラットフォームのMiroを活用したテンプレートを開発しました。同社の「結果を行動に移すテンプレート」を使用することで、皆さんの組織が、人材育成やビジネスにポジティブな良い作用をもたらために、いかに時間と資源を活用していくか、迅速に意思決定をすることが可能となります。
ぜひ、テンプレートを入手し、これからお伝えする7つのステップに従って調査結果を分析し、有意義なアクションプランを活用し、インパクトのある組織改革を推進してください：
1. ミーティングを設定する
まず最初に、結果を行動につなげるための話し合いの時間を確保しましょう。主要な社内の対応者が都合の良い時間を選択し、事前にアジェンダを送付して、全員がミーティングを最大限に活用するために必要な情報等を準備してくるようにします。カレンダーの招待状には、ミーティングの目的（会社の現状を改善する1～3個の実行可能なステップを特定すること）を明記し、参加者への期待値（会議時には、事前に、質問、フィードバック内容、ブレーンストーミングといった対応に向け、準備してくることといった前提）を設定します。
このミーティングは、主に検討を行う場（対話型）となります。参加者が急かされることなく最大限の効果を得るために、1～2時間の時間を確保することをお勧めします。
IKEA効果をご存知ですか？ 人は自分が創作を支援したものを好きになりやすいというのを、IKEA効果と呼んでいるのです。当社のMiroテンプレートを活用する利点は、行動計画と実行プロセスを検討に、チームを巻き込んでいける効果的な方法です（そして、巻き込まれることで、IKEA効果＝支援したものを好きになることまで見込めるのです）。アイデア発想プロセスを共同で行うアプローチは、当事者意識を生み出し、創造性を発揮したり、互いの信頼を醸成するだけでなく、互いの結果を共有して得た勢いを、さらに発展させる一助となるはずです。
2. 結果を簡単に振り返る
設定した会議の冒頭では、（ディスカッションに入る前に）数分間を使って、最新のエンゲージメント調査の結果を確認しましょう。こうすることで、有意義で的を射たディスカッションを行うために必要な文脈を全員に伝えることができます。
調査結果の焦点を絞ることは難しいかもしれませんが、カルチャーアンプ社の従業員体験プラットフォームには、貴社の最大の改善点を特定するフォーカスエージェントが搭載されています。手動で時間をかけて結果を分析し、実用的なインサイトを引き出すのは時間がかかる作業です。フォーカスエージェントは、担当者の代わりに調査結果・データを選別し、従業員エンゲージメント（または自社組織が注目する他の調査データ）に最も大きな影響を与える可能性の高い領域をハイライトする機能です。
もし、ご自身でフォーカスエリアを特定する場合には、 以下のような領域を探してみると良いでしょう：
- エンゲージメントに強い影響を与えている領域：好意的なスコアが低く、社内外の比較して、マイナスのギャップが大きく出ているなど
- 自社が資源（お金、労力、時間、人材）を投入する意思がある領域
- 自社のチームや従業員が、課題に取り組むことに前向きである領域
- 組織のニーズ、目標、目的に合致している領域
3. 何がうまく行っていて、何が改善点かを見極める
会議で結果を振り返った後は、Miroのような対話型ツール（付箋）を活用しながら、会議の出席者に次の2つの質問に答えてもらいましょう
- 結果から、自組織でうまくいっていることは何か？
- 結果から、自組織で、まだうまくできていない点（改善が必要そうな点）は何か？
Miroの付箋を使って、それぞれの質問に対する上位3つの回答をリストアップしていきます。これらの付箋の結果は、このあとの検討を進めていく上で重要です。もちろん、対面のディスカッションには物理的な付箋紙やホワイトボードを、バーチャルな参加者を巻き込むには別のテクノロジーを活用して対応していきましょう。
4. 改善点を「ブレイン・ライティング」（個人で考える時間）を取る
しかし、参加者にアイデアを声に出してもらうのではなく、組織心理学者でベストセラー作家のアダム・グラントが言うところの 「ブレインライティング 」を考えてみましょう。グラントによれば、ブレインストーミング、つまりグループでアイデアを出し合うことは、実は思考の多様性を阻害する可能性があるというのです。その代わりにグラント博士は、ブレイン・ライティング、つまり参加者に数分かけて個々に考えを書き出してもらい、その後グループとして集まってアイデアを共有し、投票することを勧めています。
会議で改善点を検討する際に、5分ほど時間をとって、参加者全員が、個別にできるだけ多くのアイデアを書き出してもらうのです。参加者には、完璧を求めず、思いついたことをさまざまな色の付箋や、昔ながらの紙に書き留めるよう促します。
個人のアイデアだしが終わったら、次は共有の時間です。時間が来たら、全員に自分のアイデアをインタラクティブなMiroボード（実際であればホワイトボードなど）に書き加えてもらいます。ボードを見ながら、似たようなアイデアをグループ分けして整理していきましょう。このような対応を終えた後で、具体的にチームですべての案を検討し、良さそうな案を選択します。もちろん、ディスカッション中に出てきた新しいアイデアも自由に追加して、対応を決めていってください。
5. 労力 vs. 効果のマトリックスを活用する
（このステップは任意になります）
もし、前段のブレイン・ライティングでこれといった施策が出なかった場合に特に役立つのが、本マトリックスでの検討です。労力と影響のマトリックスを作成し、各施策案を4つの象限のいずれかに移動させていきます：
- 効果が小さい x 労力が大きい： 多くの時間と労力を要するが、従業員にはほとんど影響しない行動。
- 効果が小さい x 労力が少ない： ほとんど労力を必要とせず、従業員にほとんど影響を与えない行動。
- 効果が大きい x 労力も大きい： 多くの対応と資源を必要とするが、従業員にも大きな影響を与える行動。
- 効果が大きい x 労力が少ない： 即効性のある行動。つまり、ほとんど労力を必要としないが、従業員に大きな影響を与える行動。
労力対インパクトのマトリックスの例
各アイデアを4象限のいずれかに移動させることで、どの提案がよりリソースと時間がかかり、どれが職場の持続的な改善につながる可能性が高いかを素早く理解することができるはずです。このように分類するだけで、ビジネスと従業員にとって最良の施策を選択できるのです。
次のステップを計画する
明確なアクションプランが1～3つできたら、これらの取り組みを実践に移す準備が整ったと言えるでしょう。このミーティングを終えてからも、これらの取り組みを継続していくためには、次のような対応が必須です：
- アクションアイテムを明文化する
- 完了期限を設定する
- 責任者を決め、説明責任を果たす
会議の時間が残っていれば、これらのアイデアをさらに具体化していきましょう。たとえば、必要な対応手順の追加や、制限事項がある場合の対処方法を検討、さらには必要なリソースの精査をするのです。次のステップを具体的に計画し、ステップを明確にすることで、自社や自チームが、決めたアクションに迅速かつスムーズに着手できるようになるのです。
カルチャーアンプのプラットフォームに行動計画（アクションプランを追加する
会議での検討を経て、具体的なアクションが決定したら、Culture Ampのプラットフォームに行動計画を追加しましょう。行動計画は組織の公約のような働きを持ちます。アクションを実行・達成することを明示するだけでなく、システム上で進捗状況を手軽に確認することも可能になります。
自社のアクションプラン（施策）を立案する準備はできたでしょうか？
ぜひ、あわせてアクションフレームワーク（英語）のサポートページも参考にしてみてください。
Culture AmpのプラットフォームとMiroを使って行動を起こす
Culture Amp社のResults to Action Templateは、対応・改善領域を特定し、効果的にアクションプラン（施策）を立案がスムーズに進むだけでなく、組織全体に前向きな変化を起こすドライバーになります。Culture Ampのプラットフォームは、貴社の重点分野と影響力の高いプログラムを迅速かつ効率的に特定するお手伝いをし、Miroは、有意義な職場改善を推進するインパクトのあるアイデアを生み出すために、関係者の検討を牽引・促進します。
組織と人材に投資する準備はできていますか？Culture AmpとMiroのResults to Actionテンプレートをダウンロードし、ガイドに従って従業員調査から影響力のあるアクションの優先順位付けを行ってみてくださいね！
注：本投稿のテンプレート等は英語のものになります
《この記事に関するお問い合わせ》
ラボラティック株式会社 広報担当
